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Club de patinage de vitesse courte piste les Élans de jonquière

ANNEXE 3

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT HORS COMPÉTITION

 

 

Le club demande de faire le nécessaire pour minimiser les dépenses

 

  1. Les dépenses doivent être prévues et acceptées par le conseil d’administration (CA) avant d’être encourues. La personne soumet son rapport de dépenses clairement complété au trésorier.

 

  1. Les frais de séjour sont remboursés au membre du C.A. ou à l’entraîneur.  Le coût d’une chambre d’hôtel ne devrait pas dépasser le prix indiqué sur l’invitation à moins d’une autorisation spéciale.

     

  2. Les dépenses admissibles pour l’utilisation de l’automobile seront évaluées au C.A. en début de chaque année.

     

  3. Un maximum de 38$ sera alloué pour les repas d’une journée soit une maximum de 8$ pour le déjeuner, 12$ pour le dîner et 18$ pour le souper.  Toutes dépenses supplémentaires devront être approuvées préalablement.


 

ANNEXE 4

REMBOURSEMENT FRAIS DES ENTRAÎNEURS LORS DES COMPÉTITIONS

 

 

 

 

Le club demande de faire le nécessaire pour minimiser les dépenses.  Pour toutes demandes hors normes, faire approuver les dépenses par le C.A. minimum 1 semaine à l’avance

 

 

 

 

 

A-     RÉGIONALES

 

 

  1. ESSENCE

 

-lorsque c’est possible le club encourage le déplacement des entraîneurs avec des parents de patineurs.

 

-Si aucune place n’est disponible ou que les heures ne concordent pas avec les heures de travail ou de cours scolaire, le club demande que le déplacement des entraîneurs soit dans le même véhicule et les frais d’essence seront remboursés sur factures représentant la distance parcourue seulement.

 

-Si le covoiturage ne peut nullement être envisagé, une entente préalable au moins une semaine avant le déplacement devra être prise avec le C.A.

 

 

 

  1. REPAS

 

-Déjeuner : un montant maximum de 8$ sera accordé sur réception de facture uniquement pour St-Félicien, Dolbeau, Roberval et Baie-Comeau.

 

-Midi : offert gratuitement par le club organisateur.

 

-Souper : Un montant maximum de 18$ sera alloué sur réception de facture uniquement pour St-Félicien, Dolbeau, Roberval et Baie-Comeau.

 

 

  1. HÉBERGEMENT

 

-Un hébergement sera remboursé seulement pour Baie-Comeau selon les termes suivants :

 

La facture d’hôtel devra être fournie pour fins de remboursement.  Dans le cas où deux entraîneurs seraient à la même compétition, le club demande qu’ils partagent la chambre.  L’entraîneur est responsable de faire sa réservation de  chambre d’hôtel à l’endroit où seront les patineurs dans les délais où des chambres sont disponibles.  Le taux maximum payé sera celui figurant sur l’avis d’invitation envoyé par le club organisateur à moins que la majorité des patineurs aillent coucher à  un autre endroit.  Si plusieurs hôtels sont suggérés, le taux payé sera celui pour l’hôtel où le coût est le moins dispendieux. Un entraîneur ne peut en aucun cas partager sa chambre avec un patineur mineur.

 

 

  1. FESTIVAL DES VIVES LAMES

 

Les dépenses seront à évaluer par le C.A. à chaque année en fonction des inscriptions.

 

 

 

 

 

B-     INTERRÉGIONALES ET PROVINCIALES

 

 

Le club demande de faire le nécessaire pour minimiser les dépenses

 

 

 

  1. ESSENCE

 

-lorsque c’est possible le club encourage le déplacement des entraîneurs avec des parents de patineurs.

 

-Si aucune place n’est disponible ou que les heures ne concordent pas avec les heures de travail ou de cours scolaire, le club demande que le déplacement des entraîneurs soit dans le même véhicule et les frais d’essence seront remboursés sur factures représentant la distance parcourue seulement.

 

-Si le covoiturage ne peut nullement être envisagé, une entente préalable au moins une semaine avant le déplacement devra être prise avec le C.A.

 

-Aucune dépense d’essence ne sera remboursée si un transport par autobus est organisé.


 

  1. REPAS

 

-Déjeuner : un montant maximum de 8$ sera accordé sur réception de facture sauf pour Jonquière, Chicoutimi, La Baie et Alma.

 

-Midi : offert gratuitement par le club organisateur pour l’interrégionale, pour le provincial : un montant maximum de 12$ sera accordé sur réception de facture.

 

-Souper : Un montant maximum de 18$ sera alloué sur réception de facture sauf pour Jonquière, Chicoutimi, La Baie et Alma.

 

 

 

 

  1. HÉBERGEMENT

 

-Un hébergement sera remboursé sur réception de facture selon les termes suivants (sauf pour Jonquière, Chicoutimi, La Baie, Alma, St-Félicien, Dolbeau et Roberval) :

 

La facture d’hôtel devra être fournie pour fins de remboursement.  Dans le cas où deux entraîneurs seraient à la même compétition, le club demande qu’ils partagent la chambre.  L’entraîneur est responsable de faire sa réservation de  chambre d’hôtel à l’endroit où seront les patineurs dans les délais où des chambres sont disponibles.  Le taux maximum payé sera celui figurant sur l’avis d’invitation envoyé par le club organisateur à moins que la majorité des patineurs aillent coucher à  un autre endroit.  Si plusieurs hôtels sont suggérés, le taux payé sera celui pour l’hôtel où le coût est le moins dispendieux.

 

 

 

 

  1. NOTE

 

Un entraîneur ne peut en aucun cas partager sa chambre avec un patineur mineur.

 

 

 

 

 

 

C-     AVANCE DE REMBOURSEMENT

 

 

Il est possible pour les compétitions à l’extérieur de faire une demande d’avance sur le remboursement une semaine avant la compétition.  Vous devrez remettre les factures lors de votre retour sous peine de devoir rembourser l’avance reçue.  Vous devez envoyer un courriel à la Trésorière de même qu’au Président pour en faire la demande. Au retour, le remboursement de l’avance sera ajusté si nécessaire.

 

 

D-     DÉPENSES AUTRES

 

 

Les autres dépenses devront être justifiées, approuvées au préalable et supportées par des pièces justificatives pour être remboursées.

 

 

 

 

E-     ALLOCATION, RATIO ET OBLIGATIONS

 

 

L’allocation pour encadrement (salaire) sera déterminée selon le Tableau 1 en annexe.  Les cas particuliers devront être approuvés au préalable.

 

Le ratio entraîneur/patineur est de 1 pour 8 et pourrait être ré-évalué selon les inscriptions ou les disponibilités des effectifs et ce sans nuire aux activités régulières du club.

 

Les obligations des entraîneurs en compétition sont :

 

            -Être présents à la vérification des inscriptions et l’accueil des patineurs.

            -Assister à la remise des médailles, dans la mesure où leur transport de retour

 le permet.


 

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