Facebook
Youtube
Club de patinage de vitesse courte piste les Élans de jonquière

Conseil d'Administration

Responsabilités et devoirs :

Le C.A. du Club de Patinage de Vitesse (CPV) Les Élans de Jonquière est constitué de membres bénévoles uniquement.  Le bénévolat est l'offert volontaire de son temps, de son énergie et de ses habiletés.  Ces heures de service assurent le bon déroulement des opérations régulières du club soit les entrainements ainsi qu'une foule d'activités de qualité.

Les bénévoles qui se joignent au C.A. du CPV Les Élans de Jonquière doivent se montrer respectueux envers :

Pour les bénévoles qui se joignent au C.A., il est important de spécifier que ce n’est que bénéfique pour eux et leur enfant patineur car  le bénévolat au sein du CPV Les Élans de Jonquière :

Sa composition

 Le C.A. du CPV Les Élans de Jonquière est composé de membres bénévoles désignés ou élus.  Un minimum de  2 personnes qualifiées pour un ou deux mandats doivent le composer.  Les postes sont :

Pour que le C.A. demeure en place, il nécessite un minimum de deux personnes à la fondation.  S'il n'y a que deux fondateurs, ils seront l'un, le président et l'autre, le trésorier.  Les autres postes peuvent être occupés par la même personne et/ou conjointement avec le président et/ou le trésorier.  Ces membres de droit sont éventuellement accompagnés par des adjoints ( vice- président, vice…). Les statuts définissent l'étendue des pouvoirs, la durée des mandats et le mode de désignation de chacun.  Toutes modifications à la liste des membres devront être approuvées par les autres membres du C.A. pour la composition du Conseil. 

Le bénévolat au sein du Conseil d’Administration

L’engagement, le savoir-faire et le soutien des bénévoles constituent la force motrice d’un organisme sans but lucratif tel que le club de Patinage de Vitesses les Élans de Jonquière.  Il est primordial que des parents s’impliquent dans le C.A. Pour que le club puisse fonctionner et cela consiste généralement à :

La responsabilité des membre du C.A. et la gestion des risques

La principale responsabilité des membres du conseil d’administration est de représenter les intérêts de l’organisme, de ses membres et de sa clientèle dans la gestion de ses affaires conformément aux lois applicables. En leur qualité de membre du Conseil d’Administration, ils assument trois obligations :

Le membre du C.A. qui ne remplit pas les obligations décrites précédemment peut en être tenu responsable.

 Par « responsabilité », on entend celle qui incombe aux administrateurs et aux organismes à l’égard des conséquences d’une conduite qui s’écarte d’une norme juridique prédéterminée. Habituellement, le terme « conséquence » fait référence à un dommage ou à une perte subie par une personne, et être tenu responsable de ces conséquences signifie devoir offrir une compensation financière.

Bénévoles Canada a conçu une ressource qui vise à renseigner les membres des conseils sur leurs devoirs et obligations juridiques et à leur fournir des conseils pratiques afin de limiter leur responsabilité individuelle.  Cliquer ici  pour télécharger cette ressource :   www.benevoles.ca 

Qui peut siéger au conseil?

Les statuts définissent pour le conseil d'administration :

Toute personne
Les administrateurs peuvent être élus en assemblée générale. 

 

ANNEXE 1

 

DÉFINITIONS DES TÂCHES DES ADMINISTRATEURS

 

  1. PRÉSIDENT :    dirigeant et représentant de l'association

    1. Est élu par un vote des membres du C.A.

    2. Mandat d’une durée d’un à 2 ans avec révision de son vouloir à continuer d’assumer ses différentes fonctions à chaque début d’année conjointement au vote du C.A.

    3. Assister aux réunions de la FPVQ (Fédération de Patinage de Vitesse du Québec) et informe les autres membres du C.A. des changements ou des nouveautés.

    4. Coordonner les réunions du conseil.

    5. Encadrer la participation des autres membres bénévoles et fait office de chef de meute.

    6. Assurer le bon fonctionnement de l'association et applique les décisions prises au cours des Assemblées Générales comme, par exemple, le vote du budget ou les orientations de l'association.

    7. Représenter de plein droit l'association devant la justice et dirige l'administration.

    8. Organiser et contrôle les activités de l’association et peut déléguer l'exercice de ses responsabilités.

    9. Prendre les responsabilités par la signature des contrats et représentation de l'association pour tous les actes engageant des tiers, et porte la responsabilité envers la loi, envers ses membres et ses partenaires.

    10. Advenant le cas où un ou plusieurs des postes (autre que trésorier) ne sont pas occupés, il a le devoir de les prendre en charge ou de les déléguer à un tiers sous sa responsabilité.

    11. N’a pas de droit de vote officiellement, sauf pour trancher en cas de litige ou pour faire un bris d’égalité.

    12. Ne peut être le signataire au compte bancaire, sauf dans le cas où il n’y a que lui et le trésorier qui composent le C.A.

    13. Présider toutes les réunions du C.A., les assemblées des membres et il fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services du club.

    14. Surveiller l’exécution des décisions du C.A.

    15. Remplir toutes les fonctions qui lui sont attribuées par le C.A.

    16. Signer avec le secrétaire, les documents qui engagent le club.

    17. S’occuper des relations publiques avec la ville.

    18. S’occuper de la correspondance avec la FPVQ

    19. Fixer la date des assemblées avec le C.A.

    20. Prendre la responsabilité des entraineurs avec un autre membre du CA désignés.

    21. Préparation et planification du calendrier de la saison patin de vitesse et école de patin et des diverses activités du club. Faire le calendrier en collaboration avec le responsable de l’École de Patina et proposer le calendrier lors de 1iere rencontre du C.A avant la saison de patin pour approbation et diffusion.

    22. Nommer un coordonnateur de compétition lorsque requis.

  2. TRÉSORIER :    gestion financière

    1. Mener la gestion de l'association et tient la comptabilité

    2. Percevoir les versements et fait les dépôts

    3. Effectuer les paiements et les placements

    4. Préparer les bilans mensuels et annuels ainsi que le budget pour la saison.

    5. Faire la présentation des comptes de l’association lors des réunions.

    6. Faire la gestion des inscriptions

    7. Remplir les diverses demandes de financements et de subventions auprès des organismes.

    8. S’occuper de faire les paies des entraineurs, les vérifie, les fait approuver, s’assure qu’elles soient justes et qu’elles concordent avec les relevés de temps de travail.

    9. S’assurer d’avoir plus d’un signataire au compte de banque.

    10. Veiller à l’administration financière du club.

    11. Signer avec au moins un autre signataire autorisé, les chèques et autres effets de commerce.

    12. S’assurer de percevoir toutes sommes dues et/ou prend les moyens pour les récupérer.

    13. Travailler conjointement avec le président et les autres membres du C.A. pour connaitre toutes sommes à percevoir (changement de groupe, inscription tardive ou à des compétitions…) et s’assure de les percevoir

    14. Remplir toutes documentations gouvernementales et s’assure de faire les paiements à temps pour ne pas qu’il incombe des frais de retard.

    15. S’assurer de payer les affiliations et compétitions dans les temps.

    16. S’assurer de payer le site internet à toutes les années

  3. SECRÉTAIRE :    fonctionnement administratif

    1. Assurer les tâches administratives en général.

    2. Effectuer la correspondance de l'association au sein du club

    3. Rédiger les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du C.A, des décisions prises lors des rencontres et les fait approuver préalablement par le C.A avant de les archiver.

    4. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux (ordinateur du club et classeur).

    5. Créer des listes des membres dans le courriel du club (patin de vitesse, école de patin, C.A., entraineurs) et vérifier l’exactitude des courriels et des membres actifs dans chacun des groupes.

    6. S’occuper des envois de messages aux membres et patineurs que ce soit par téléphone ou par courriels en utilisant le courriel du club. Répondre aux courriels du club.

    7. Il est responsable de la tenue des registres et des archives (ordinateur du club et classeur).

    8. S’assurer que la vitrine du club est mise à jour régulièrement (photo, horaire, compétitions, médaillés, publicités, commanditaires…). 

    9. S’occuper de diverses communications internes et des communiquent les dates importantes aux membres

    10. Envoyer ou donne les avis de convocation pour le réunion du C.A.

    11. Exécuter toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le C.A.

    12. Signer avec le président, les documents qui engagent le club

    13. Rédiger les rapports requis par diverses lois et la correspondance du club

  4. REGISTRAIRE : fonctionnement administratif lié aux inscriptions des patineurs

    1. S’occuper de la gestion des inscriptions annuelles des membres auprès du club

    2. Mettre à jour la liste des patineurs et de l’école de patin (faire liste de présence pour école de patin

    3. S’occuper de l’affiliation des patineurs patin de vitesse et de l’école de patin auprès de la FPVQ

    4. Faire liste de présence pour école de patin avec vérification exactitudes des informations et des courriels

    5. Tenir un fichier/registre des temps de compétition pour les patineurs du club

    6. Effectuer les enregistrements des patineurs aux diverses compétitions régionales

    7. Mettre à jour le document de guide de compétition régional à jour

    8. S’assurer de faire demande de changements de niveau pour le patineur régional à interrégional

    9. Mettre à jour le site internet et les communications sur le site ainsi que les documents de référence qui y sont déposés

    10. S’occuper des  plaques des deux  Trophées du Patineur de l’Année et commander les mini-trophées à remettre aux patineurs au Gala de reconnaissance de fin d’année.

  5. RESPONSABLE DES ÉQUIPEMENTS :    commandes et gestion des stocks

    1. Effectue les achats de matériel en respectant le budget soumis préalablement lors de la tenue d’un C.A.

    2. Effectue ou fait effectuer les réparations.

    3. Distribue l’équipement et tient un registre exhaustif des équipements loués, à louer, vendus et à vendre.

    4. Transmet rapidement l’information quant aux montants à percevoir par le trésorier pour toute vente, location, achat ou retour d’équipements.

    5. Tient le local des équipements propre et rangé, ainsi que verrouillé en tout temps pour assurer un suivi adéquat.

    6. Il est de sa responsabilité de faire vérifier  la conformité des bouts de lames des patineurs (avec le gabarit par les entraineurs) avant chacune des compétitions et s’assure que l’ajustement a été fait, si besoin est, par des personnes compétentes.

    7. S’occupe de planifier au moins 2 cliniques d’aiguisage par an (soit une en début de saison automnale et l’autre en janvier) avec des personnes qualifiées, d’en fixer la date et de convoquer les patineurs et parents concernés par le biais du secrétaire.

  6. RESPONSABLE des DONS & COMMANDITAIRES et des ACTIVITÉS ÉVÉNEMENTIELLES :    don et publicité, Gala, Noël, Halloween,...

    1. S’occuper des communications externes avec les responsables de l’activité de financement du club (exemple : brunch des Chevalier de Comlomb) avant le début de la saison et planifier une date

    2. Organiser les évènements spéciaux tels que la fête d’Halloween, de Noël, du Gala ou autres.

    3. Rechercher et se donner les moyens pour obtenir les ressources (humaines et financières) nécessaires à l’exécution des programmes et des opérations.

    4. S’assurer de communiquer les dates pour envoi de message et d’invitation par le secrétaire, en respectant les délais ainsi que le budget établis par la C.A.

    5. Vérifier l’exactitude des publicités apposées sur les matelas représentent bien les commanditaires payants.et sollicite à nouveau les commanditaires pour le renouvellement des dons.

  7. RESPONSABLE de l’ÉCOLE DE PATIN :   

    1. Gestion de publicité pour l’école de patin (ex : encart)

    2. Rechercher et se donner les moyens pour obtenir les ressources humaines nécessaires à l’exécution des inscriptions pour l’école de patin

    3. Organiser les évènements liés à l’école de patin (essaie longues lames, évaluation, diplôme, ….)

    4. S’assurer de communiquer les dates pour envoi de message et d’invitation au secrétaire.

    5. Planifier un calendrier de présence d’un membre du CA pour l’accueil des parents & enfants inscrit pour tous les cours.

    6. Planifier les entraineurs et les bénévoles pour les cours de l’École de patin avec les responsable des entraineurs et les entraineurs du club.

       

  8. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS À EFFECTUER OU À DÉLÉGUER

    1. Responsable des ENTRAINEURS

      1. Nommer un responsable des entraineurs : président et un membre C.A. désigné

      2. Nommer un entraineur-chef et
      3. Organiser la charge de travail des entraineurs.

      4. S’assurer de la présence d’au moins un entraineur à chaque pratique ou d’un substitut responsable.

      5. Répartir les entraineurs aux entrainements de même qu’aux compétitions.

      6. S’assurer que chaque entraineur respecte le niveau de compétence exigé pour entrainer un groupe et qu’ils possèdent les qualifications requises, à jour, pour conserver un niveau d’enseignement optimal.

      7. Évaluation des entraineurs: à faire au moins xx /an selon la grille des compétences (voir annexe XX)
      8. S’occuper que le salaire des entraineurs soit vérifié, négocié et accepté par le C.A. à chaque début d’année.

      9. S’assurer de mener des rencontres régulières avec les entraineurs pour la planification de la saison, des entrainements et du gala de fin d’année.

      10. Nommer un représentant des entraineurs qui pourra être invité lors des rencontres du C.A. (aucun droit de vote)

      11. Faire l'inventaire de la charge de travail pour les entraineurs et de la planification de la saison.

       

    1. Bon départ (nommer un responsable pour faire les demandes)

    2. Vérificateur de la comptabilité  (nommer un responsable autre que membre du C.A.)

 

 

 

 

Retour en haut